■もらった書類、どうやって半分折にしてますか？
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[KID'S SIGNAL]  キッズシグナル●第205号●2022年2月2日(水)
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こんにちは。今日も「紙の情報整理の基本のキ」の続きです。

さて、今日は書類を持ち運ぶ時にどうするか？というお話しです。

国際的にもA4と言うサイズが書類の標準サイズになってもう10年以上の月日が過ぎました。しかし、A4と言うサイズは結構かさばります。国際規格とは言うものの、僕は正直「体のデカイ、欧米人向け規格よなぁ」と抵抗感が大きいのです。
たとえば、A4サイズの書類を折らずに、カバンに収納するとなると、かなり大きなカバンになってしまいます。取り回しの悪い、無駄に大きいサイズだと思うのです。

とは言いつつ、世はA4規格こそが標準なので、文句も言ってられません。動き回りやすく、取り回しも便利な大きさのカバンに、A4書類を入れるとなると、結果的に用紙を半分に折るなどの工夫がどうしても必要になってきます。

実際、最近ではA4サイズを半分折りにすることを前提として「A4用紙を半分折りにするファイルフォルダ」だとか、いっそ「A4の三つ折りサイズのノート」「A4を三つ折りにして持ち歩くファイルバインダ」というようなものが発売されていたりもします。
また、持ち歩きのノートやメモもA4の半分サイズであるA5サイズが人気だったりします。A5サイズだとA4の資料を半分折にして持ち運べるからなんですね。

さて。

では、A4の資料を、クリアファイルや封筒、ファイルフォルダーなどに半分に折って保管する場合、どう折れば効率的か？ という事を、考えたことはありますか？

用紙を折る場合、よく見かけるのは、文字の書かれている文章面を汚さないように、文字が印刷された文字面を、内側に折り込んで外側に用紙の裏の何も印刷されていない白い面を表に出すと言う折り方です。

この折り方は、文章面を内側に折り込んで、文面が何かに当たってこすれ、文字がかすれたり汚れたりするのを防ぐと言う意味でされていることが多いようです。
長く保管していても、文字面がかすれて見えなくなることがないように、という配慮なのでしょうね。昔の紙が貴重品だったころの「情報の長期保存」を前提にしている場合は、このやり方は正しかったと思います。

しかし、いまや紙の情報書類は、生鮮食品のように使用期間がとても短くもなっています。今日配布された資料は、速いものだと次の週には役に立たなくなっているでしょう。長期保存を前提にした資料がないわけではないですが、長くても三年。平均すればビジネスで利用されている紙の資料のライフサイクルはせいぜい数か月というところではないでしょうか。

特にこのごろは、最終的に確定した情報などは、インターネットで公開したり、会社のサーバー上で共有するなどが落としどころになっていて、印刷物はあくまでそこにたどり着くまでのテンポラリなものになっています。そんな状況の中で、印刷物の長期保管を前提にした情報面の保護は、いまや意味を成さないのではないでしょうか。

そういう状況になっているのに、それでも昔ながらの紙の折り方が使われていて、文字面が内側、白紙面が外側という折り方がとても多いのです。

ところが、これを「文字面を外側」にして折ると、実は実用上とても便利になるんですね。
たとえば、A5とかB5とかのクリアファイルなどにA4資料を放り込んで行く場合に、文字面が外に折り出されていると、クリアファイルの中身を指でまさぐるだけで目的の書類を取り出すことができます。

しかし、これを「文字面を内側にして白紙面を外側」にしてしまうと、クリアファイルなどに放り込んだ書類は、全て取り出して全部の中身を開かないとどれが何の資料だったのかが分からなくなるわけです。

ということがあるので、たとえメインの書類保管用具がA4サイズであったとしても、半分折りをしなければならない場合には、文章の書かれている文字面を表側に出す折り方に統一しておく方が便利です。ひとつのルールとして、ずっと守っておくと、ただそれだけで、情報整理にかかる時間がかなり削減できるはずです。

実際、打ち合わせで出かけることなどを想定して、実用的な書類の活用シーンを面を考えると、A4サイズの書類は、何らかの形、いずれかのタイミングで、半分に折らなければならないシーンがかなり多くなるのではないでしょうか。
(というか、半分に折るとコンパクトになってけっこう便利です。)
折る方向を変えるだけの話ですから、内に折るか外に折るか手間は全く変わりません。でも、その後の情報処理の手間は段違いでラクです。

ちょっとした視点の変更だけでできる快適さ。この基本スキルも、ぜひ実践で採用してみてください。驚くほど文書が整理される事間違いなしです。

ということで、今日はここまで。

ではまた明日。

[KID'S SIGNAL No.205 -了-]

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