「文具42」の書類整理には、角２封筒だ、という話の続きです。
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[KID'S SIGNAL]  キッズシグナル●第410号●2022年8月26日(金)
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さて、昨日の話の続きです。

「文具42」のPDFの中で紹介した、書類整理の方法が書かれている名著３冊、

●スーパー書斎の仕事術 (アスペクトブックス) 単行本 - 1985/12/1　山根 一眞 (著)
●「超」整理法―情報検索と発想の新システム (中公新書) 新書 - 1993/11/1　野口 悠紀雄  (著)
●奇跡のファイリング術―「超」整理法が進化した“魔法のファイル” 単行本 - 1997/12/1刑部 恒男  (著)

は、ともにA4用紙の整理に「角２封筒」を使う、という前提で書かれた書籍でした。
そして、いまは「クリアファイル」が良く使われているけれど、クリアファイルと違って角２封筒は、タイトルを書き込める、という話をしました。

実際、角２封筒は単なる紙の封筒ですから、サインペンなどで自由に「中身はこれこれに関するものだよ」という覚え的なタイトルをつけることができます。

ただ、このタイトルをあまりに自由につけてしまうと、後で取り出す時に面倒なので、

・タイトルを書き込む位置を固定する。
・インデックスとなるタイトルの３文字を追加する。
・書棚に並べる時は五十音順にする

というルールを与えたのが「スーパー書斎の仕事術」でした。
細かい話は省きますが、角２封筒にA4書類を入れていくと、それなりに厚みが出ますから、その「厚み」部分にタイトルを書いておけば、本の背表紙のように、本棚に入れても、中身がパッと分かる、という考え方だったわけです。

こういう角２封筒の厚み部分にタイトルを書く、という考え方は、「超」整理法でも同じでしたし、「奇跡のファイリング術」に出てきたWIファイルも同じです。

異なるのは、タイトルの扱い方で、

●スーパー書斎→五十音順
●「超」整理術→使用頻度準
●WIファイル→ダブルインデックス

という違いがあるだけです。

この違いを詳しく説明しようと思ったのですが、よくよく考えてみれば、これはパソコンにおける「ファイル管理アプリ」の使い方とまったく同じだな、と気付いたのですね。

Windowsマシンで言えば「ファイルエクスプローラ」、Macであれば、「ファインダー」の活用方法と同じことなんです。

と、意気揚々と、「パソコンのファイル管理と同じことなんだ！」と説明を始めましたが、実はそもそも、パソコンを使っていながら「ファイルエクスプローラ」や、「ファインダー」の存在を知らない人がかなりいてるんだ、ということを、僕は数年前に知りましてけっこう唖然としてしまったんですね。

しかもすでに何十年も付き合いのあるライター仲間が「ファイルエクスプローラ」の存在をまったく知らず、すべてのファイル管理を「フォルダ」とドラッグ&ドロップだけでやっていたんです。

そうかー、そうだったのかーと思い、この事をどう説明すればいいのか途方にくれたものです。

このメルマガ読者の方々にも、何パーセントかは「ファイルエクスプローラ」や「ファインダー」の存在をご存知ない方もおられるだろうし、これはなかなか厄介だなぁと思うわけです。

ただ、簡単に説明してしまえば、パソコン上の様々なフォルダ内のファイルについて、「一覧表」の形で管理できるアプリ・ソフトなんだとご理解ください。

そして、その一覧表を、
●タイトル名を五十音順で並べるか、
●ファイルが変更された時の時刻順に並べるか、
●タイトル名と備考欄の複数項目で検索するか
の３パターンで実行するのが、上記の「書類整理名著３冊」の違いだと思ってもらえば良いのです。

パソコンなら、ファイル名や保存された時の時間などは自由に並べ替えれますから、上記の「並べ順」は、自由に切り替えれば良いわけですが、いかんせん、物理的な紙の書類を扱うなら、それは書棚での並べ方が固定してしまう、ということなんですね。

ということで、この話、もう少し続きます。


--------------[KID'S SIGNAL No.409 -了-]---------------

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