「角２封筒」にタイトルを書き込む、という行為は、パソコン活用と同等の意義があるのです。
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[KID'S SIGNAL]  キッズシグナル●第411号●2022年8月27日(土)
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さて、昨日までで、「文具42」で、紙の資料整理に絶対必読とした３冊の本について

●スーパー書斎→五十音順
●「超」整理術→使用頻度順
●奇跡のファイリング術→ダブルインデックス

について書かれている、という話はしました。

特に「スーパー書斎」で提起された「タイトルを書く位置の指定」という話と、「思いついた言葉で５０音順管理」というのは、とても実用的で、実はこのタイトル位置を固定するとか、思いついた言葉で50音順管理するとかに関しては、「『超』整理術」も「奇跡のファイリング」も基本的には踏襲していると考えてよいと思います。(超整理術は50音順は否定的だったと思いますが、すべての書類を「超」整理術が示す使用頻度順ではまかなえないのは当然で、まかなえないところでは50音順が実用的でしょう)

なので、三冊ともに「角２封筒」での書類管理を推奨していると考えてよいと思います。
そして、おおむね、「角２封筒」を利用しているのは、紙の封筒に直接タイトルが書けるという利便性が前提になっているのは間違いないと思います。

近年はクリアファイル(透明素材で、上・左など２面が開いているA4サイズのフォルダ)が廉価になってきて、「角２封筒」と同程度のリーズナブルさが出てきていますが、クリアファイルは「タイトルをつけなくても中身が見えるので案件単位での資料を仮まとめするのに便利」という用途で使われているだけであって、「ファイル名命名」を経て「検索対象」とする書類管理には活用しづらい道具だと思います。

やはり書類管理の基本は「角２封筒」でないとダメでしょう。

実は、この「紙の封筒にタイトルを書く」という機能は、上で書いたように

●ファイル名を命名して検索対象とする

という機能を持っているということになるんですね。
で、実はここが、PCなどのファイル活用の方法と通底している基礎素養にもなってくるわけです。

ファイル名の命名にルール性を持たせれば、たとえば50音順で並び変えるだけで、ファイル＝書類がきれいに並び変わるわけです。

たとえば複数の得意先を持つ企業があって、それぞれの得意先の複数の商品を取り扱っていたとして、仕事の上では商品名のみのファイルなどが乱雑に並んでしまうかもしれませんが、これを「得意先名＋商品名＋書類内容」というような形で命名法をかためてしまえば、50音順で資料はきれいに並び変えられるはずです。

紙の資料で、こういう基本的な資料の命名法が身についていれば、それはそのままパソコンでのファイル管理に応用できます。
なので、紙の書類整理がキチンとできていれば、パソコンなどでのファイル管理も無理なく行えるようになるはずです。

紙の封筒に書類を入れ、中身が何であるか分かるようにタイトルを書く、という行為は、それがそのままパソコンでのファイル管理手法の学習・下支えになっているわけです。
特に、「角２封筒」の場合は低コストということもあり、タイトル＝ファイル名を変更するのも、新しい封筒に中身を移し替えるだけで良いのですから、トライアンドエラーもしやすいんですね。

この「ファイル名命名」をクリアファイルでやろうとすると、とたんに大変になってしまいます。クリアファイルに付箋紙を貼り付けたり、テープを貼ったりと、ひと手間もふた手間も手順が増えてしまうんですね。適切なファイル名命名ルールを確立させる意欲がわかないように思います。

WindowsPCでファイルエクスプローラを、Macでファインダーを使っている人なら、このあたりのファイル名で並び変える利便性はよく分かると思います。
ファイルの一覧表が、ファイル名やタイムスタンプで瞬時に並び変わると、大量にファイルがあっても、すぐに目的のファイルを選び出せるからです。
人によってはデスクトップにアイコンをぐちゃぐちゃに並べて「えーと、このあたりに置いてたはずだ」と探し回るという事をされていることもあるかと思いますが、ファイル管理ソフトを使っていれば、そういう面倒はかなり軽減されます。
ファイルエクスプローラ、ファインダーを使ったことがない、という方は、ぜひともその便利さを体感してもらいたいと思います。

そして、このパソコンにおけるファイル管理ソフトと「角２封筒」の類似性で特筆すべきなのが、「『超』整理法」なんですね。
超整理法に関しては、説明が長くなると思いますので続きはまた明日、ということにします。


--------------[KID'S SIGNAL No.411 -了-]---------------

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木田　茂夫 ：kids@kidashigeo.com