「超整理法」の押し出し式ファイリングは、紙の資料を使用頻度順で並べ替える、とても実用的な考え方です。
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[KID'S SIGNAL]  キッズシグナル●第412号●2022年8月28日(日)
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%name_sei%さん、こんにちは。
さて、ここまでで、以下の三冊の書籍に関する解説のうち、「スーパー書斎」で提唱されていた、タイトルの付け方、50音での整理について書いてきました。

●スーパー書斎→五十音順
●「超」整理術→使用頻度順
●奇跡のファイリング術→ダブルインデックス

今回は、二冊目に位置している「超整理法」についてまとめておきたいと、思います。

「スーパー書斎」で提案された「袋ファイル」は、50音順で書類を整理分類する考え方です。

50音順は、袋ファイルを体系的にまとめるにはかなり効率的なのですが、実際の「仕事」をする上においては、いま必要とする書類を手元にまとめて置き、それをまた書庫に戻すなどの実作業が必要となり、意外と、必要書類の出し入れなどにけっこう大きな手間が生じます。

そこで「超整理法」においては、50音順整理を行わず、すべてを「時間軸検索」にまかせています。
仕事で参照した角２封筒は、使ったら必ず机上立ててある角２封筒の束の中の「左の端」または「右の端」に入れる、と決めて、つねに「使ったファイル」を、同じ位置に戻す、という考え方を提案してきたのですね。

このルールで書類を管理すると、角２封筒が「使用頻度順」で並べ替えられます。
例えば使った角２封筒を、つねに左端に戻す、としていると、良く使う封筒が左端に寄ってきます。
逆に使用頻度の低い封筒は右端に追い出されていきます。

このことで、書類の重要性を判定し、右端にまで「押し出された」ファイルは使用頻度がとても低いのだから「処分する」という事を行います。
ひとつ新しい封筒に書類を入れて袋ファイルを作成したら、同時に机上に立てかけられている封筒の右端、つまり使用頻度の低いファイルを、ひとつ処分する。または、キャビネットなどに長期保管をするか？　を決定します。

このことで、手元の「いま稼働している仕事」のファイルは、常に使いやすい位置に置かれているということになり、とても実用性の高いファイル管理が行えるようになります。

実際に「超整理法」を使ったファイル整理を行うと、机上のファイル群の量は変わらないのに、いつでも必要なファイルが、サッと取り出せる、魔法のようなファイル管理システムが誕生します。

これが「超整理法」という書籍で紹介された「押し出し式ファイリング」です。
ただ、封筒を戻す位置を意識するだけで、仕事をテキパキとこなすことができ、積極的におすすめできる、画期的な書類整理手法だと思います。

ということで、これが、「超整理法」における「押し出し式ファイリング」の考え方です。
50音順の「スーパー書斎：袋ファイル」の考え方と、使用頻度準の「超整理法」は、僕は基本的には併用できると思います。

そして、この二つの書類整理の方法をそのまま活かした上で、新たな整理手法として提案されたのが「奇跡のファイリング：ＷＩファイル」です。

ということで、ＷＩファイルに関する解説は、また明日。
ではでは。


--------------[KID'S SIGNAL No.412 -了-]---------------

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