「文具42」の書類整理項目。最後は「WIファイル」です。
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[KID'S SIGNAL]  キッズシグナル●第413号●2022年8月29日(日)
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%name_sei%さん、こんにちは。

ということで、「Stationery Book 42」の追加情報として、書類整理の基本書籍のまとめを書いてきました。
「角２封筒」を使ったA4サイズの書類整理方法に関しては、以下の３冊の書籍がそれぞれに提案を出している、という話です。

●スーパー書斎→五十音順
●「超」整理術→使用頻度順
●奇跡のファイリング術→ダブルインデックス

で、昨日は「超整理法」の押し出し式ファイリングについて説明しました。
「押し出し式ファイリング」に関しては、たとえば机上に、いま進行中の仕事の関係書類などを置いておく際に、この考え方を採用して、「出した書類を元に戻す時に、書類のどちらかの端に戻す」ようにするだけで、書類の束が使用頻度順に並び変わるわけですから、ぜひ一度試してもらいたいと思います。

さて、今日は、「50音順の袋ファイル」と、「使用頻度順の押し出し式ファイリング」というものが、まったく別の整理法として捉えられがちだったものを、そうではなくて、両方の考え方を取り込んで融合すべき、と提案した刑部恒男さんの「奇跡のファイリング」から「WIファイル」の考え方をお知らせします。

「WIファイル」というのは、実はとてもシンプルな考え方で「WI」は単に「ダブルインデックス」の省略でしかありません。
そして、WIファイルが「50音順袋ファイル」「使用頻度順押し出し式ファイル」と異なる部分は、「封筒の『背』にあたる部分にタイトルを２つ入れられるようにしておく」というだけの話なんです。

しかし、これは先に書いた二つの整理法を統合するのに非常に象徴的な特徴でもあるのです。

この「二つのタイトル」というのは、50音順ではカバーできない情報の重複問題などの解決策であり、この考え方を採用する、という事は、書類を「長期保管して活用する」事を前提にしているんですね。

袋ファイルの50音順の整理は長期保管にも対応はしているのですが、複数の項目に関わる基本的な情報の整理であるとか、逆にあまりに些末すぎて整理しにくい事柄に関しては、カバーしきれない部分があります。

逆に使用頻度順の押し出し式ファイリングでは、全ての「角２封筒」を時間順に並べて、「お尻」に存在する封筒を一定期間で「捨てろ」としているわけです。極端な話袋ファイルの長期保管を前提にしていないかのように聞こえてしまうんですね。

しかし、実際には「超整理法」においても、「使用頻度は少ないがどうしても捨てられない神様ファイル」というものは存在しているから、それは別保管するとしているんですね。
だから、結局は長期保管の考え方がないわけではないのです。

なので、現実問題としては、そんな「神様ファイル」などというおかしな表現などを使わずに「普段使いのファイルは押し出し式の使用頻度順」にしておき、その「押し出し空間」からはみ出してきたものは廃棄処分などを検討しつつも、長期保管も考えて「50音順」で保管するという二段かまえにすればよい、という話でしかないわけです。

WIファイルは、そういう「スーパー書斎思想」と「超整理思想」を合体化させた、実に穏当で実用的な手法だと言えます。

その二つの考え方を合体させた整理手法であることの象徴的な特徴が「ＷＩ＝ダブルインデックス」である、ということなんですね。

ということで、ＷＩファイルの具体的な特徴に関しては長くなってしまいますので、また明日。

ではではまた。



--------------[KID'S SIGNAL No.413 -了-]---------------

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