ということで、「ＷＩファイルのダブルインデックスの特徴」をお話します。
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[KID'S SIGNAL]  キッズシグナル●第414号●2022年8月30日(火)
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A4書類の整理には「角２封筒」が結局は良いですよ、だって「角２封筒によるA4書類の整理手法」に関する書籍で大ヒットした名著がこんなにあるんですよ、という話を、一週間近くやっております。

こんなに長くなるとは思ってなかったんですけど、書いてみると、このくらいにはなるんですよねぇ。

で、今日はＷＩファイルの「インデックス機能」について話します。

この「インデックス機能」の話を先に昨今のPC事情と照らし合わせると、SNSなどで話題になる「ハッシュタグ」の考え方にけっこう近いように思うのです。

どういうことかというのを説明しますと、WIファイルの考え方には、「角２封筒の表面の最大活用」ということがあるんですね。

まず、通常、「角２封筒」を書類整理に利用する時には、普通の人は、紙封筒に「タイトル」だけ書いて、それで整理するというやり方しかしないわけです。
「中身が分かればそれでいいや」ということですね。

ですが、ＷＩファイルでは「タイトルを二つ、書けるようなフォーマットにしておく」んですね。
角２封筒に書類をいくつも入れていくと厚みが出て、封筒の端部分が「背表紙」的に使えるようになってきます。だからここに「タイトルを書こう」と提案したのが、スーパー書斎の「50音順袋ファイル」だったわけです。

で、スーパー書斎の著者の山根一眞さんは、「タイトルを書く位置」を定めましょう、までは言ってたんです。そしてタイトルの最初の三文字をカタカナで検索用に記入しておく。棚にならんだ封筒を思いついた言葉でザーッと検索するだけで、目的のファイルが見つかると。実際、これだけで検索性はグッとあがりました。

でもWIファイルは、このタイトル記入位置を「タイトルが二つ書けるようにしておけ」としているんです。こうすることで、同じファイルが異なるキーワードでの検索に耐えるようになるんですね。まさにひとつのSNS投稿が別の切り口で検索されるハッシュタグの感覚なわけです。

長くなるので実例を書くのは割愛しますが、背表紙を見ただけでクロスレファレンスができるようにしておこう！　という提案で、これは袋ファイルの弱点をかなり解消してくれる良いアイディアだと思うのです。

このタイトルを二つ書けるように設計されてるのが「WIファイル＝ダブルインデックスファイル」の特徴、ということなんです。
SNS投稿のハッシュタグに近いと言うのも分かってもらえると思います。

でも、実は「タイトルを二つ付けられる空間を最初から規定」しておく、というのは、WIファイルの一番の特徴である「角２封筒の表面を最大活用する」ということの一側面でしかないと僕は思ってるんです。

WIファイルの考え方は、ようは、

●角２封筒の表面には、中身に関して書けることはなんでも書いておけ

ということなんだと思うんですね。

というのは、ＷＩファイルの推奨フォーマットを見ると、角２封筒の表面は、横罫ノートのように罫線を最初からプリントしておいて、そこに中身を細かく書いておくことを提案していたりするからです。

角２封筒を棚に入れた時に「背表紙」になる部分は、タイトルを書かなければならない。これは仕様上しょうがないわけです。
パソコンの基本ルールで「ファイルにはファイル名を付けないと保存できない」というものがあるのと同じですね。

しかし、それ以外のところは、そもそもA4用紙サイズの紙の空間が存在しているわけですよ。
普通、封筒で書類などを郵送するために使うわけで、住所氏名などを書く「広大な空間」が残っているわけです。

だからここに、とにかく、中に何が入っているかを、どんどん書け！　という提案をしてるんですね。

これが実はやってみるとかなり便利なんです。角２封筒って中身が見えませんから文字で何を入れたかを書き込んでおくと、いちいち中を空けなくても、外から見ればわかりますから。
これはやってみないと分かりませんが、言うならば、本の表紙が表紙だけではなくて目次もプリントされてるようなものになるわけです。
あるいは本に例えるなら「見出しの多い雑誌」かもしれない。
特定テーマで複数の少し毛色の違った情報をひとまとめにする場合などは、角２封筒の表面にササっとペンで書き込んでおくだけで、あとからの検索がものすごくラクになるわけです。

この利便性を提案しているのが、WIファイル、ということなんです。

で、WIファイルは、これだけでも「角２封筒による書類整理」の、かなりの技術革新をもたらしてくれていると僕は思ってるんですが、実はまだもっと利便性の高い提案もしてくれているんですね。

そのことについては、書くとまた長くなるので、明日に回します。

んー、なかなか終わらないなぁ、この連載。ま、多分明日で終われると思います。

ということで、ではでは。また明日。


--------------[KID'S SIGNAL No.414 -了-]---------------

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木田　茂夫 ：kids@kidashigeo.com