仕事の実行時間を計測して、ガントチャートやハビットトラッカーに記入すると気分が上がりますよ。
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[KID'S SIGNAL]  キッズシグナル●第662号●2023年5月23日(火)
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%name_sei%さん、こんにちは。
昨日もお話したように、「メモ・ノート・手帳を使いこなすためのStationery Book 42」の有料化にともなう「活用講座」を書こうと思って案を練ったり、調べものをしたりしています。

そこで最近思うのは、前々から強く推奨している「無地」のノートとともに、「無地」とはまったく真逆の役割になる、「特定定形フォーマット」の活用方法です。

紙の書類やノート、手帳などを活用する際には、この「フォーマット」をしっかりと練りこんでおくことが、かなり重要だと思ってるんですね。

まず一般的な「手帳」のレイアウトも、立派な「フォーマット」だと思います。

たとえばマンスリーのレイアウトでは、一か月の日付を縦一列に並べてその横に予定項目を書いていく「表型レイアウト」もあれば、一か月の日付が一週間ごとに７つの四角形で並び、それが5週間なり6週間なりのまとまりでカレンダーのように閲覧書き込みができる「ブロック型」などがあります。

ウィークリーにおいても、左ページに日付が縦に並び、その横に予定項目を書き込む「レフト型」があったり、一日の時間予定(午前・午後・夕方以降など)を縦一列に並べて、一週間を左ページから右ページに並べてレイアウトした「バーチカルタイプ」などもあります。

最近は、このあたりのレイアウトの種類が、名称が徐々に統一されてきていて、手帳の表紙にキチンと「レフト型」などと表示が出されていたりして選択するのが簡単になってきたなぁと思います。

そういう一定のフォーマットが定番化している中で、「便利なのにあまり定着していないフォーマット」として、「ガントチャートタイプ」があると思っているんです。

ガントチャートというのは、縦一列には、仕事の項目名などが書き込める横長一行の書き込みスペースが上から下へとズラリと並び、横軸は、おおむねひと月分くらいの予定なり実際の進行度合いなどを書き込めるように、だいたい30~40くらいの日付管理に活用できる細かい幅の項目ブロックがズラリとならんでいる形式の一覧表です。

で、このガントチャートというのが、有用性がかなり高いと僕は思っているんですね。
たとえば一週間くらいかかる企画書の製作なら、一週間分、横項目７項目にわたって矢印→でもいれて書いておけば、どのくらいの期間で何をしようとしているかが一目でパッとわかります。

また、外注さんなどへ仕事依頼したり、その仕上がりをチェックしたりすることが多い職種の人なら、どの仕事の打ち合わせが何日にあるのか？　などをガントチャートに書いておけば、複数の仕事を進めていても、一日の予定は縦一列をたどっていくだけで、今日の課題をすぐに把握できるので、なかなかに便利なものです。

若いころ、複数の仕事を並行して走らせていた時など、ガントチャートはとにかく役に経ちました。

最近だと、このガントチャートのフォーマットを利用して、毎日コツコツ実行したい仕事などを、チェックマークをつけて管理する「ハビットトラッカー」が便利だと思います。

ガントチャートは使いだすとなかなか便利なので、あらゆる「手帳」に標準で入れ込んでおくべきだと考えているのですが、使いこなしに少しコツが必要なせいか、あまり組み込まれている手帳を見ることはありません。

で、少しまえにラダイトさんというメーカーさんのノートを購入したという話を書いたと思うのですが、最近、このラダイトさんから出ているガントチャートのフォーマットだけのノートと、ToDoを書くためのフォーマットだけが入っているノートを買って活用しているのですが、けっこう便利だなぁと感じています。

方眼ノートは何にでも活用できるように見えて全然実用性がないのですが、逆にこういう決め打ちで「こういう用途に使いなさい」と指示されているようなノートはうまく活用すれば、いろいろ便利につかえるなという実感を持っています。

最近では、毎日コツコツやらないといけない作業を、こういうノートに書き込んだりしているんですが、単に〇印をつけるというような記帳にせず、その作業をするためにかかった時間を書き込んだりしています。

自分のやっている作業時間を計測すると、同じような作業でも、だんだん効率よくできるようになってきているなぁとか瞬間で把握できるので、記録するのが楽しくなってくるのです。

ということで、今日は「無地」との対極とも言える、書き込みスペースが固定・指示されている「フォーマット」について少し考えてみました。

ガントチャートやハビットトラッカーは、日々の作業を活性化してくれる、なかなか賢いノートの使い方だと思います。ぜひ、あなたの仕事や日常作業にご活用ください。

ということで、今日はここまで。
ではまた明日。


--------------[KID'S SIGNAL No.662 -了-]---------------

====過去記事一覧====
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==過去連載記事などのまとめ==
●文具関連名著42冊のうちのベストテン
●角二の封筒とファイルエクスプローラ。書類管理の基本はこれだ！
●「Stationery Book 42」ブックレビュー
https://hankai.chakin.com/company/kidssignal/hukuro_file.html"

●あっと驚くブラインドタッチの秘密
●ブラインドタッチ練習ソフト「WEEK」とは何か？
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木田　茂夫 ：kids@kidashigeo.com