やっぱり紙情報の整理ツールは、「角２封筒の袋ファイル」が決定版。100枚くらいドンッ！　と買って、本棚に入れておきましょう。
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[KID'S SIGNAL]  キッズシグナル●第667号●2023年5月28日(日)
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%name_sei%さん、こんにちは。

昨日の話の続きを書きます。

角２封筒を使った袋ファイルにおいては、手書きで「項目名」を書き、それを本棚やキャビネットから探し出して活用するわけですが、その時に「探している項目名」と、「そうではない項目名」の両方を見ているわけですね。
そして「関係ない項目名」はスキップはしてるんですけど、無意識にはキチンと残っているわけです。

この「探していない項目名も無意識にスキャンしている」ということが、その後のファイル管理にものすごく大きな力になっているんだと思うんです。

目的の封筒を探す時は、実際に手で封筒を触りながらスキャンしますし、そこに書かれている項目名も、封筒への手書きです。

触覚と身体感覚と手書きの面倒さと、それを補う「要約」の力。
これらがあいまって、「あ、あの資料はあそこに入れた」というのが自然と体に入るのだと思うのです。
こういう、数値化しにくい部分にこそ、アナログのメリットはあるのだと思うのです。

デジタルなデータが増えて、紙の情報が減ってきたからだと思うのですが、世間的には紙のデータは透明なクリアフォルダで管理されていることがとても多いように思います。クリアフォルダなら、書類のタイトル部分などが読みやすいように気を付けてフォルダに入れれば、そもそも「項目名を考える」ということすら必要ありません。

多分、「項目名を付けなくて良い」というのが、クリアフォルダのメリットであり、だからこそ、よく使われている理由なのだと思うのです。
特にデジタルデータが主流になって、紙の書類の重要性が低くなり、よりいっそう「項目名を書かなくて良い」クリアフォルダの人気が高まったのだろうと思います。

でも、クリアフォルダだと、項目名を手書きすることはないので、そもそも意識に「何のファイルであるのか」をしっかりと叩きこめなくなしまうのですね。なのでいろいろと不安が募ります。

デジタル化が進んで、いろいろなことが便利になっても、アナログな資料整理でアナログならではのメリットを活かせる使い方をしなければ、逆に紙情報の整理の仕方が業務の効率化のボトルネックになったりもするでしょう。

だから、透明なクリアフォルダで「項目名を書かないファイリング」やっていては、アナログの良さを活かしきれてなくて、うまく行くものもうまく行かなくなってしまうんじゃないかな？　と思うのです。

角２封筒を使った「袋ファイル」は、封筒という紙素材を使う事で、筆記具さえあれば、項目名は直接書けます。
わざわざ分類項目を明示できるように、特殊なふせんや専用のポストイットなどを使わなくても、すぐに自分自身の「要約」の能力を磨きつつ、ファイリングすることができるわけです。

いまや世間の書類は、ほとんどがＡ４用紙に統一されていて、角２の封筒は、Ａ４用紙を入れるための封筒です。
しかも、たいていのクリアフォルダも、そのままスルっと封筒の中に入れられるんですね。

だから、これからもＡ４用紙などの紙情報整理には、角２封筒以上に利便性の高いツールは出てこないと思います。

38年も前から利用され、10年もの長い期間にわたって改良ポイントを書籍によって検討されてきた「袋ファイル」は、紙情報の整理ツールとしては決定版だと言っても過言ではないと思います。

コストも、一枚あたり7円~14円程度で、これ以上安くできないだろうというくらいに低価格でファイリング環境をととのえられます。

やはり紙情報のファイリングシステムとしては、袋ファイルが決定版で、他のツールの追随を許していない方法論だと思います。

紙の情報整理でうまく行ってないなら、角２封筒は100枚セットで最低700円~800円くらいで売ってますから、それを買って本棚などに、ドン！　と入れてしまいましょう。
それだけで、情報整理がうまく回るようになると、僕は思っています。

ということで、今日はここまで。
ではまた明日。


--------------[KID'S SIGNAL No.667 -了-]---------------

====過去記事一覧====
https://hankai.chakin.com/company/kidssignal/index.htm

==過去連載記事などのまとめ==
●文具関連名著42冊のうちのベストテン
●角二の封筒とファイルエクスプローラ。書類管理の基本はこれだ！
●「Stationery Book 42」ブックレビュー
https://hankai.chakin.com/company/kidssignal/hukuro_file.html"

●あっと驚くブラインドタッチの秘密
●ブラインドタッチ練習ソフト「WEEK」とは何か？
https://hankai.chakin.com/company/kidssignal/blindtouch.html

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